Kryteria oceny ofert a oferta najkorzystniejsza

Opracowując specyfikację istotnych warunków zamówienia (opis przedmiotu zamówienia) zamawiający musi zachować odpowiednie proporcje pomiędzy wymaganiami i kryteriami oceny ofert. Zbyt wyśrubowane wymagania mogą bowiem doprowadzić do zakłócenia konkurencji i konieczności unieważnienia postępowania.

Także kryteria oceny ofert powinny być formułowane z rozwagą. Błędne ustalenie wag kryteriów a także błędne określenie sposobu przyznawania ocen może doprowadzić do sytuacji, w której zamawiający będzie musiał zawrzeć umowę dla siebie niekorzystną.

Przy formułowaniu kryteriów oceny ofert należy pamiętać o takim ich wyważeniu, by osiągnąć maksymalnie korzystny kompromis pomiędzy poszczególnymi kryteriami a ceną. Przede wszystkim zamawiający powinien określić kryteria, na których zachowaniu najbardziej mu zależy a także określić poziom spełniania kryteriów, do którego dąży. Wszystkie te czynności powinny być dokonane na wstępnym etapie przygotowania postępowania.

W dalszej kolejności należy pamiętać o tym, że kryteria, które podlegają ocenie, powinny mieć przypisane wagi. W sytuacjach wyjątkowych, gdy nie można przypisać kryteriom wag, dopuszczalne jest uszeregowanie ich od najważniejszego do najmniej ważnego. Zamawiający musi dążyć do takiego określenia wag dla poszczególnych kryteriów, by można było je (kryteria) ze sobą porównać. Innymi słowy – próbować sprowadzić różne kryteria do wspólnego mianownika.

W jaki sposób to zrobić – poprzedzając określenie kryteriów i przypisanie im odpowiednich wag analizą ekonomiczną. Tylko taka właśnie analiza pozwoli wycenić w pieniądzu wagę kryteriów pozacenowych i porównać je z kryterium ceny.

Dodatkowo, zarówno formułowanie kryteriów jak i przypisywanie im wag czy określanie sposobu ich oceny, ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celu – wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.

Wykres 1

Wykres stanowi poglądową ilustrację zależności pomiędzy ceną, wymaganiami (kryteriami oceny ofert) i konkurencją. Zamawiający, przygotowując postępowanie powinien dążyć do takiego wyważenia wszystkich tych czynników, by oscylować w granicach, w których wszystkie linie są do siebie zbliżone. W przeciwnym wypadku określenie zbyt niskich wymagań spowoduje, że wprawdzie cena i konkurencja będą bardzo korzystne, ale jakość nie będzie zadowalająca. I – a contrario – zbyt wśrubowane wymagania czy kryteria pozacenowe prowadzą do wzrostu ceny i jakości, ale do bardzo silnego ograniczenia konkurencji.